Раздел 1 ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MS WORD
Лабораторная работа №4
Тема: Слияние документов
Цель работы: Научиться выполнять слияние документов
Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.
Слияние используется при массовой рассылке документов и сообщений по факсу или электронной почте, а также для создания почтовых наклеек, конвертов, каталогов.
При слиянии используется следующая терминология:
Основной документ – документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.
Источник данных – файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.
Поле слияния – поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия.
Составной документ – документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.
При выполнении слияния необходимо осуществить следующие основные действия:
1. Открыть или создать основной документ.
2. Открыть или создать источник данных, в котором содержатся сведения о каждом получателе.
3. В основном документе добавить и настроить поля слияния.
4. Для создания составного документа поместить сведения из источника данных в основной документ.
Для реализации этого алгоритма используется вкладка Рассылки.
Пошаговый алгоритм для создания рассылки:
I. Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ (рис. 1). Сохраните документ.
Рис. 1 Пример основного документа
В основном документе имеется постоянная часть и изменяемая часть, которая меняется от получателя к получателю. К изменяемой части в данном документе относятся: адрес получателя – почтовый индекс, город, улица, дом, квартира; фамилия, имя, отчество, пол, сумма к выплате, номер договора.
II. Создайте источник данных, содержащий организованные данные. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Outlook и т.д. В нашем случае, это будет файл Excel содержащий информацию по изменяемым полям (рис. 2).
Рис. 2 Пример источника данных
III. После подготовки основного документ и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ. Откройте основной документ.
Создание рассылки удобнее начинать с помощью Пошагового мастера слияния(меню Рассылки группа Начать слияние команда Пошаговый мастер слияния).
ü 1 этап — выбирается тип создаваемого документа, как показано на рисунке 3.
ü 2 этап — выбираем Текущий документ
ü 3 этап — выбираем получателей рассылки (указывается файл, в котором находится список получателей)
ü 4 этап — создается макет письма. По необходимости здесь также вставляются: Блок адреса, Строка приветствия, Почтовая марка, Другие элементы (появляется возможность вставить поля слияния из файла со списком получателей). Создаем макет письма (рисунок 3).
Рис. 3 – Макет письма
ü 5 этап — выполняется предварительный просмотр созданной рассылки. Также здесь имеется возможность Изменить список получателей (найти получателя, выполнить сортировку или фильтрацию списка). Основной документ готов к слиянию. Вместо наименования полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записиможно провести предварительный просмотр объединенных документов.
ü 6 этап – завершение слияния. Здесь имеется две возможности: сразу распечатать рассылку или выполнить слияние в новый документ. Целесообразнее выполнять слияние в новый документ. Для этого выбирается пункт Изменить часть писем. В диалоговом окне выбираются записи для объединения. Например, можно указать все записи (рисунок 4).
Рис. 4 – Завершение слияния
Результатом слияния будет новый документ, которые содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела. Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.
С помощью Пошагового мастера слияния можно редактировать рассылку и возвращаться на разные этапы. Например, для сортировки или фильтрации списка необходимо вернуться на этап 5. Пример сортировки показан на рисунке 4.
Рис. 5- Сортировка записей
Внесем исправления в нашу рассылку. Добавим в текст письма в слове Уважаемый изменение окончания в зависимости от поля Пол. Эта процедура выполняется следующим образом:
ü Выделить окончание слова Уважаемый– ый.
ü Раскрыть список кнопки Правила.
ü Выбрать из списка условный оператор IE..THEN. ELSE.
ü Впоявившемся диалоговом окне Вставка поля IFв поле поле:выбрать Пол, в поле оператор: –равно,в поле значение:– м,в поле Вставитьследующий текст:– ый,в поле В противном случае вставить следующийтекст:– ая.Изменить размер шрифта окончания, установив его таким же, как и у основного слова (рисунок 6).
Рис. 6 Вставка поля IF
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
Лучшие изречения: Студент — человек, постоянно откладывающий неизбежность. 10580 — 
| 7333 — 
или читать все.
78.85.5.224 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.
Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно
Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.
Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.
Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.
Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.
Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных.
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.
Предварительный просмотр и завершение слияния Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.
Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.
Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.
Настройка основного документа
Запустите приложение Word.
По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.
На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.
Щелкните тип документа, который нужно создать.
Можно, например, создать следующие типы документов.
Комплект конвертов Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.
Комплект наклеек с адресами На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.
Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.
Каталог или папка Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.
Если необходимо прервать работу по слиянию, основной документ можно сохранить, а слияние возобновить позже. Приложение Microsoft Office Word сохраняет источник данных и данные поля. Если использовалась область задач Слияние, Word вернется к тому ее месту, где нужно возобновить слияние.
При готовности возобновить слияние откройте документ.
Word запросит подтверждение на открытие документа, который запустит команду SQL.
Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Появится текст документа вместе со всеми вставленными полями.
Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите свою работу.
Подключение документа к источнику данных
Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных.
Выбор файла данных
На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.
Выполните следующие действия.
Откройте документ приложения Microsoft Word. Этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. В качестве источника данных можно также использовать источник данных заголовка (Источник данных заголовка. Документ, содержащий строку заголовка (или запись), которая используется для объединения указанного источника данных с основным документом слияния.).
Уточнение списка получателей или элементов
При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.
Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.
На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Изменить список.
В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.
Выделение отдельных записей Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.
Если известно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можно снять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи. Аналогично, если нужно включить в документ большую часть списка, установите флажок в строке заголовка, а затем снимите флажки с тех записей, которые не нужно включать.
Сортировка записей Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я).
Фильтрация записей Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ.
Лучше полдня потерять, зато потом за полчаса долететь
Слияние документов
Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащего переменную часть.
Для обработки данных научного исследования может понадобиться выполение процедуры слияния.
Каждый документ из рассылаемых содержит как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого документа слияния поступают из источника данных. Процесс слияния состоит из нескольких общих действий. Соответсвующие этим действиям кнопки и команды расположены на вкладке "Рассылки".
Настройка основного документа
Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма. Для подготовки такого документа на вкладке "Рассылки" в группе "Слияние" выберают команду "Начать слияние" и тип документа, который нужно создать.
- Комплект конвертов — обратные адреса на всех конвертах одинаковые, а адрес получателя в каждом случае уникален.
- Комплект наклеек (для конвертов) с адресами — на каждой наклейке указаны уникальные фамилия и адрес.
- Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты — основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит уникальные сведения (например, фамилию или адрес).
- Каталог или папка — для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.
Подключение документа к источнику данных
Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма. Данные в документе должны быть структурированы определенным образом. Если это текстовый документ формата doc(docx), то даные в нем должны располагаться в одной таблице. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. Источником данных также может быть любой лист или именованный диапазон книги Excel.
- На вкладке "Рассылки" в группе "Слияние" выберают команду "Выбрать получателей", а далее один из пунктов:
- "Контакты Outlook", если нужно использовать список контактов приложения Outlook,
- "Использовать существующий список" при работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных и выбирают этот файл в диалоговом окне "Выбор источника данных".
- "Создание списка", если файла данных еще не существует, используют открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.
Уточнение списка получателей или элементов
В результате слияния будет создана копия основного документа для каждого элемента или записи из источника данных. При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ. Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполняют следующие действия. На вкладке "Рассылки" в группе "Слияние" выбирают команду "Изменить список". В диалоговом окне "Адресаты слияния" выполняют одно из следующих действий:
- "Выделение отдельных записей". Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Необходимо установить флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снять флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.
- "Сортировка записей". Выбирают заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Повторный щелчок по заголовку столбца, отсортирует список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я).
- "Фильтрация записей". Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)
После подключения основного документа к файлу данных в текст документа добавляют текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные. Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля будут соответствовать заголовкам столбцов таблицы в файле данных. При слиянии данные из первой строки файла данных замещают поля в основном документе, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д. Перед вставкой поля в основном документе необходимо выполнить щелчок в месте, где необходимо вставить поле. Поля добавляют одной из команд группы "Составление документа и вставка полей" на вкладке "Рассылки":
- "Блок адреса" – позволяет добавить элементы адреса
- "Строка приветствия" – позволяет сформировать строку с обращением по имен и или фамилии
Примечание: Если появится диалоговое окно "Подбор полей", значит, не найдены некоторые сведения для формирования полей. Щелкнув стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), выбирают соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.
- "Вставить поле слияния" – позволяет вставлять сведения из отдельных полей, комбинируя их в нужной последовательности по потребностям.
Предварительный просмотр результатов слияния
Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения. Для просмотра необходимо выполнить команду "Просмотреть результаты" в группе "Просмотреть результаты" вкладки "Рассылки". Для постраничного просмотра каждого составного документа используют кнопки "Следующая запись" и "Предыдущая запись" в группе "Просмотр результатов". Конкретный документ можно выбрать с помощью команды "Найти получателя". Получатели также могут быть определены в соответсвии сопределеннными критериями, для чего используются фильтры.
Примечание: Чтобы открыть диалоговое окно "Адресаты слияния", позволяющее отфильтровать список или исключить получателей, если в список попали нежелательные записи, на вкладке "Рассылки" в группе "Начать слияние" необходимо выбрать пункт "Изменить список получателей". Поля слияния форматируют так же, как форматируют текст. (Выделение обязательно должно включать двойные кавычки (« »), окружающие поле).
Завершение слияния
Word сохраняет результаты слияния в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы. На вкладке "Рассылки" в группе "Завершение" необходимо выбрать пункт "Завершить и объединить", а затем выполнить "Печать документов" – если результаты слияния необходимо распечатать. "Изменить отдельные документы" – позволяет сохранить весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или диапазон документов.
Основной документ сохраняют отдельно (он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний). При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных.
